Privacyverklaring

Hofdansvereniging Plaisir Courtois, statutair gevestigd in Groningen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. De vereniging heeft dit document opgesteld om te voldoen aan de vereisten van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit is een privacywet die vanaf 25 mei 2018 geldt in de hele Europese Unie (EU).

Contactgegevens:

De ledenadministratie van de vereniging is bereikbaar via e-mail:

info@plaisircourtois.nl, het bestuur is bereikbaar via bestuur@plaisircourtois.nl.

Het correspondentieadres per post is Postbus 11090, 9700 CB Groningen en de vereniging is geregistreerd in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 40024473.

 

Register van verwerkingsactiviteiten

Ledenadministratie

Plaisir Courtois verwerkt persoonsgegevens van leden van de vereniging in de ledenadministratie. De registratie van de ledenwordt bijgehouden met als grondslag ‘noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en de vereniging’, bijvoorbeeld om u als lid van de vereniging te informeren over activiteiten, om een nieuwsbrief toe te sturen en/of om contact te hebben over de contributiebetaling. De volgende gegevens worden opgenomen in de ledenadministratie:

• Naam (voor- en achternaam, voorletters)
• Geboortedatum (vanwege de leeftijdsgrenzen voor lidmaatschap) Postadres
• Telefoonnummer E-mailadres
• Jaar waarin uw lidmaatschap is ingegaan

Wanneer u zich aanmeldt als lid van de vereniging, geeft u de verenging toestemming deze door u verstrekte gegevens op te nemen in de ledenadministratie.

 

Ledenlijst

Plaisir Courtois stelt een ledenlijst ter beschikking aan de leden. Daarbij gelden de volgende spelregels:

De lijst wordt alleen aan de leden beschikbaar gesteld voor persoonlijk gebruik om de leden in staat te stellen contact te leggen met andere leden.

De lijst wordt niet verstrekt aan niet-leden en mag niet gebruikt worden voor marketing of commerciële doeleinden.

De lijst wordt verstrekt als PDF per email of als papieren print en wordt niet op internet geplaatst.

Elk lid wordt in de gelegenheid gesteld aan te geven welke gegevens hij/ zij wel of niet op de ledenlijst vermeld wil hebben. De wensen van leden worden gerespecteerd. Vermelding is vrijwillig. Leden die aangeven dat zij niet op de ledenlijst vermeld willen worden, worden daar niet op vermeld.

 

Financiële administratie

De vereniging registreert van elk lid de ontvangen contributiebetalingen en eventueel verzonden aanmaningen en gemaakte afspraken over betalingen.

Oud-leden

Plaisir Courtois verwerkt persoonsgegevens van oud-leden van de vereniging in de ledenadministratie om hen te informerenover activiteiten. De volgende gegevens worden opgenomen in de ledenadministratie:

• Naam (voor- en achternaam, voorletters) Postadres
• Telefoonnummer (indien bekend) E-mailadres
• Jaar waarin het lidmaatschap is ingegaan en is beëindigd

Bij beëindiging van het lidmaatschap kunt u aangeven of uw gegevens voor bovenstaand doel bewaard mogen worden.

 

Donateurs

Mensen die geen lid zijn van de vereniging, kunnen zich aanmelden als donateur en ontvangen een nieuwsbrief. Plaisir Courtois verwerkt persoonsgegevens van donateurs in de ledenadministratie om hen de nieuwsbrief te kunnen toesturen, hente vragen hun donatie over te maken en hen uit te nodigen voor activiteiten. Daarbij registreren we de volgende persoonsgegevens:

• Naam (voor- en achternaam, voorletters) Adres
• Telefoonnummer (indien bekend)

 

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Plaisir Courtois verwerkt geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens in de ledenadministratie of de ledenlijst.

 

Geautomatiseerde besluitvorming

De administratie van de vereniging wordt handmatig bijgehouden. Plaisir Courtois neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen.

Hoelang we persoonsgegevens bewaren

Ledenadministratie

We bewaren alle persoonsgegevens van de leden in de ledenadministratie zolang het lidmaatschap duurt. Daarna wordt het lidmaatschap administratief beëindigd.
Enkele persoonsgegevens van oud-leden worden langer bewaard, bijvoorbeeld met het oog op uitnodigingen voor dansmiddagen, gala’s, reünies of andere bijzondere activiteiten van de vereniging. Als het oud-lid daar bezwaar tegen heeft,verwijderen we alle persoonsgegevens uit de ledenadministratie.

Ledenlijst

Na beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging worden alle gegevens over het oud-lid van de ledenlijst verwijderd.

Financiële administratie

Gegevens over ontvangen en gedane betalingen worden bewaard gedurende 7 jaar vanwege de controleerbaarheid van het financieel beheer van de vereniging en fiscale vereisten.

Delen van persoonsgegevens met derden

Plaisir Courtois verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. De samenstelling van het bestuur, de dansleiding, de optredensgroep, de ereleden en de eredonateur van de vereniging staan in het colofon van de nieuwsbrief.

De contactgegevens van bestuursleden en andere personen die een functie bekleden binnen de vereniging (dansleiding, optredens) worden bekend gemaakt via de website van de vereniging, voor zover noodzakelijk en voor zover deze personen daarvoor toestemming geven.

De persoonsgegevens van de bestuursleden van de vereniging worden gedeeld met de Kamer van Koophandel, vanwege de wettelijk verplichte opname in het register van verenigingen en stichtingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet ofsmartphone. Plaisir Courtois gebruikt op de website alleen technische en functionele cookies om ervoor te zorgen dat de website naar behoren werkt. Plaisir Courtois legt geen persoonsgegevens van u vast via cookies. Een melding op schermover het gebruik van cookies is derhalve niet nodig.

Plaisir Courtois heeft ook een Facebook-pagina en een Instagram account. Voor informatie over het gebruik van cookies van Facebook verwijzen wij u naar het privacy-beleid van Facebook.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaastkunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Plaisir Courtois. Ook heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of naar een andere door u aangewezen persoon of organisatie te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar de ledenadministratie, e-mail info@plaisircourtois.nl. Plaisir Courtois wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact- met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

 

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Plaisir Courtois neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Om die reden worden de ledenadministratie en de ledenlijst niet online in de ‘cloud’ beheerd, maar op de harde schijf van een computer van de functionaris die de ledenadministratie bijhoudt. Deze computer is voorzien van de gebruikelijke beveiligingssoftware, zoals een anti-virusprogramma en een firewall.
Om te voorkomen dat de administratie van de vereniging verloren gaat, wordt periodiek een back- up gemaakt.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de vereniging via bestuur@plaisircourtois.nl.

Foto’s en filmmateriaal

Tijdens de lessen, activiteiten of optredens kunnen foto’s gemaakt worden die aan Plaisir Courtois ter beschikking gesteld worden.

Hierbij kan het voorkomen dat ook inmiddels oud-leden op de foto staan. Deze foto’s kunnen gedeeld worden op Facebook, de website of gebruikt worden als promotiemateriaal op posters en in de media. De vereniging heeft het recht “niet getagde” foto’s te gebruiken.

Indien u niet op dergelijke foto’s wilt staan, kunt u doormiddel van het aantonen wat het redelijk belang is van het zich niet tonen op beeldmateriaal aangeven via bestuur@plaisircourtois.nl.

U wordt dan wel verzocht bij geposeerde fotomomenten zo mogelijk uit het beeld te stappen.

Tevens wordt er soms filmmateriaal gemaakt en ter beschikking gesteld. Ook dit kan gedeeld worden via Facebook en de website. Gehele optredens en choreografieën van dansen worden over het algemeen niet openbaar online gedeeld, in verband met auteursrecht op de choreografieën. Er zijn echter dansen waarop dit niet van toepassing is en soms worden delen van dansen gedeeld.

Tevens kunnen opnames van gehele voorstellingen verspreid worden onder de personen of vereniging(en) die hieraan hebben meegedaan.

Indien u niet zichtbaar wilt zijn in dergelijke filmopnames, wordt u verzocht dit van tevoren te melden via bestuur@plaisircourtois.nl. In dat geval is het hoogstwaarschijnlijk niet mogelijk mee te dansen in de betreffende voorstelling.